Personvernerklæring

Introduksjon
Uniflex er et vikarbyrå og tilbyr bemanning- og rekrutteringstjenester. Denne policy beskriver Uniflex sin håndtering og prosesser gjeldende innsamling og behandling av personopplysninger. På Uniflex arbeider vi strukturert for å behandle personoppgaver på en korrekt måte. Vi skjønner at datavern og spørsmål gjeldende integritet er et langsiktig ansvar, derfor kan vi i fremtiden ha behov for å oppdatere denne policy når vi endrer vår personoppgavebehandling eller implementerer nye personoppgavepolicys.

Behandling av personopplysninger
Personoppgaver er all informasjon som gjelder en identifisert eller identifiserbar fysisk person, som for eksempel navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse.

Uniflex skal vare ansvarsbevisste i håndteringen av personoppgaver, uansett om det gjelder ansatte, kunder, leverandører eller andre samarbeidspartners. Spørsmål som på forskjellige måter gjelder behandling av personoppgaver finnes i alle deler av virksomheten. Opplysningene skal behandles på en lovlig, korrekt og åpen måte i forhold til den registrerte. Uniflex skal vare transparente om hvilke opplysninger vi håndterer og se til at personer som på forskjellige måter finnes registrerte hos oss kan gjøre sine rettigheter gjeldende på en effektiv måte. Vi arbeider aktiv med å begrense lagring og vi skal med rimelige tiltak se til at oppgavene som lagres er korrekte.

Da opplysninger levnes til Uniflex skal personen som levnet opplysningene føle seg trygg. Behandling av personopplysningene skjer etter bestemmelsene i norsk personvernlovgivning og datavernreformen (GDPR).

Opplysninger som innsamles i rekrutteringsprosesser

Registrering i Uniflex sin kandidatdatabase og søke jobb
Uniflex sin rekruttering- og bemanningsvirksomhet formål er å matche rett kandidat mot rett oppdrag. Uniflex rekrutteringsprosess samler derfor inn og behandler personopplysninger for å kunne presentere passende kandidater til kunde i egenskap av behandlingsansvaret.

For at Uniflex skal kunne tilby jobb- søkningfunksjonen behandles følgende informasjon inklusive, men ikke begrenset til-, navn, brukernavn, passord, e-post, og personopplysninger som gis i CV og andre søknadsdokument. Vi kan også etterspøre mer informasjon fra kandidater for å kunne behandle søknaden om arbeid, for eksempel: referanser, opplysninger om ferdigheter og vandelsattest. Vi etterspør ikke informasjon om kandidaters etnisitet, religion, seksuell legging, politisk oppfatting, eventuell fagforeningsmedlemskap samt genetiske og biometriske opplysninger med det formål p entydlig identifisere en fysisk person. Helseopplysninger kan etterspørres hvis det finnes lovpålagte krav om at det aktuelle oppdraget krever det (for eksempel helseattest ved arbeid off- shore).

Recruitment Manager: Behandlingsansvarlig og databehandler

Uniflex & Poolia Norge AS er behandlingsansvarlig, og er de som eier data som blir lagt inn i systemet. Som databehandler står Recruitment Manager AS for systemløsningen, og utvikler, drifter og vedlikeholder systemet hvor dataen din ligger. Recruitment Manager AS benytter underleverandører til å utføre databehandleroppgaver.

Det foreligger en egen databehandleravtale mellom Uniflex Norge AS og Recruitment Manager AS som regulerer hvilken informasjon databehandler har tilgang til og hvordan informasjonen skal behandles.

Intervjuer, tester og referanser
Ved intervjuer og tester kan Uniflex innsamle mer informasjon i rekrutteringsprosessen. Informasjonen kan for eksempel vare svar på intervjuspørsmål, kunnskap- ferdigheter, referanser fra relevante kilder. Uniflex kan bruke tredje part for å gjennomføre hele eller deler av rekrutteringsprosessen, før vi kjøper slike tjenester har vi blant annet vurdert om leverandøren tilfredsstiller de kravene til sikkerhet som personopplysningsloven krever.

Din korrespondanse med Uniflex
Alt kommunikasjon via e-post, post eller annen kommunikasjon kan beholdes for å kunne besvare spørsmål, håndtere klager eller lignende. Hvis noen kandidat ønsker at personopplysningene skal slettes, eller ikke ønsker mer kontakt med Uniflex, kan denne slette sin profil i systemet, eller ta kontakt med Uniflex for bistand med det.

De personopplysninger som behandles i rekrutteringsprosessen skjer med støtte fra kandidatene sitt samtykke.

Data som automatisk innsamles ved besøk på Uniflex sin hjemmeside

Loggfiler
Når internett brukes kommer en del informasjon overføres, så kalte loggfiler. Det er filer som inneholder en kronologisk fortegning av hendelser og tiltak i enheten som brukes (f eks en Smartphone eller persondator). Ved besøk av Uniflex hjemmeside lagres dette besøk i loggfilene. Denne informasjon er anonym og kan ikke utledes til noen fysisk person.  

Cookies
Uniflex hjemmeside bruker cookies. Det er små tekstfiler som lagres på besøkeren sin dator og som blant annet kan spare personlige innstillinger og gjør det mulig å følge hva besøkeren gjør på nettstedet. Brukere kan konfigurere sine weblesere slik at cookies ikke kan spares, eller slik at cookies kun lagres etter brukerens godkjennelse. På denne måten kan brukeren selv avgjøre om brukeren ønsker akseptere eller avvise hvert enkelte cookie.

Når brukere besøker Uniflex hjemmeside informerer et pop- up vindu om hvilke forskjellige cookies nettstedet bruker, og hvordan brukeren kan tilpasse sin webleser for mottakende av disse.

Egne Cookies
Enkelte cookie er nødvendige for å kunne vise innholdet på Uniflex hjemmeside, og disse er ikke mulig å slå av hvis brukeren ønsker å ta del av alt funksjonalitet på hjemmesiden. Disse cookies lagrer ikke noen informasjon som kan identifisere brukeren som en fysisk person. Enkelte cookies er tilgjengelig for å forbedre brukeren sin bruker- opplevelse når nettstedet besøkes: Cookies for tilkobling kontroll (Sessioncookies) med formål å identifisere og autentisere brukeren under besøket på nettstedet. En sessioncookie inneholder en tilfeldig streng (Sessions- ID) som blir tildelt besøkeren sin enhet.  Sessioncookies brukes for eksempel for å huske og tilpasse brukerinnstillinger som språk eller forhåndsutfylte felt. 

Tredje part Cookies
Uniflex bruker analyse- cookies for å kunne evaluere og statistikkføre våre besøkeres generelle atferd på hjemmesiden. Uniflex kan se hvilke eksterne nettsteder besøkene kommer fra, hvilke, søktekst som brukes og hvilke deler av hjemmesiden som besøkes mest frekvent. Analysecookies tilpasses og håndteres av tredje part etter hva som fremgår nedenfor.

Webanalyse
Uniflex innsamler statistikk over bruket og besøkflytet på hjemmesiden. Denne informasjon innsamles for å gjøre hjemmesiden så brukervennlig og relevant som mulig for besøkeren. Alt informasjon som innsamles med dette formål aggregeres på overordnet nivå og er anonym.

Uniflex hjemmeside bruker Google Analytics fra Google som analyseverktøy, Act-on som opt-in verktøy, samt Linkedin og Facebook. Opt-in er det skjema som besøkeren kan fylle ut hvis brukeren ønsker å bli kontaktet, prenumerere på stillingsannonser, få nyhetsbrev, invitasjoner og for å få adgang til for eksempel whitepappers, artikler og videos. Da registreres brukeren sin e-postadresse koblet til ip-adresse, hvilken Act-on kommer kunne identifisere ved neste besøk på nettstedet.

Facebook og LinkedIN bruker seg også av analysecookies. Uniflex cookies er tiltenkte å forenkle for både brukeren og Uniflex. Hvis brukeren fortsetter å bruke Uniflex hjemmeside uten å begrense cookies i sine innstillinger utgår Uniflex ifra at brukeren ikke har noe imot at få våre cookies.

De personopplysninger vi innsamler når brukere besøker hjemmesiden skjer med støtte av en interesseavveining, der Uniflex vil kunne stadig forbedre brukeropplevelsen og brukbarheten for sine besøkere.

Formålet med å innsamle personopplysningene
Kandidaters personopplysninger behandles for å kunne tilhandehålle den bemanning- og rekrutteringstjeneste som kandidaten godkjent ved søknad til en stilling eller registrering for ledige oppdrag. Formålet er å kunne skape profiler, at våre rekruttere skal kunne søke profiler, intervjue, ta referanser, teste og kommunisere med kandidatene, og annen relevant aktivitet for utvalget i rekrutterings- og bemanningsprosessen. Informasjon brukes for å forbedre våre tjenester og servise til kandidatene, utføre analyser gjeldende tjenestenes brukbarhet og ytelse med formål å forbedre prosessen, inkludert testing av tjenesten. Kandidatenes informasjon brukes også til å opprettholde sikkerhetstiltak for personopplysninger for å forhindre bedragerier, sikkerstille nettverk- og informasjonssikkerhet, inkludert å forhindre ubehørig adgang og skader på elektroniske nettverk og enheter.  

Våre kunder har i sin tur behandlingsansvaret for sin behandling av de personopplysninger som overføres ved rekrutteringsprosessen, for eksempel gjennom en levert kandidatprofil.

De personopplysninger som kandidatene gir ved sin søknad levnes aldri til tredje part for kommersielle formål.

Hvor lenge lagres personopplysningene?
Kandidaters personopplysninger lagres så lenge Uniflex tjenester krever det, eller hvis Uniflex anser at det foreligger en legitim interesse for ytterligere lagring.

Etter at kandidaten søkt et oppdrag eller registrert seg for ledige oppdrag spares kandidaten sine søknadshandlinger i to år. Vandelsattester lagres ikke i det hele tatt av Uniflex.

De ansattes personopplysninger lagres under hele ansettelsen og inntil 7 år pluss innevarende år etter at ansettelsen opphørt. Dette for å kunne tilgodese lover om bokføring, lønn, skatterett og arbeidsmiljøloven.

Innkjøp av IT-tjenester
Vanligvis vil Uniflex opptre som behandlingsansvarlig når virksomheten kjøper IT-tjenester fra en tjenesteleverandør. Vi har da fortsatt ansvaret for at personvernlovgivningen blir etterlevd ved kjøp av IT-tjenester, for eksempel HR-løsninger eller kundedatabaser/CRM.

Før vi kjøper IT-tjenester skal vi derfor blant annet vurdere om leverandøren tilfredsstiller de kravene til sikkerhet som personopplysningsloven krever. Uniflex skal også sørge for å inngå en databehandleravtale som regulerer hvordan databehandleren skal håndtere personopplysningene den mottar fra og behandler på vegne av oss. Leverandører vil ofte ha egne avtaler som oppfyller kravene i regelverket, i utgangspunkt brukes disse.

Uniflex forsøker å unngå å sende personopplysninger til andre land, men når det vurderes som passende eller nødvendig får dette kun skje etter at tilstrekkelige sikkerhetstiltak har blitt vedtatt. Dersom tjenesteleverandøren skal overføre personopplysninger til land utenfor EU/EØS, må det foreligge et lovlig grunnlag for dette.

Risikovurdering
Uniflex skal løpende gjøre en risikovurdering av den behandling av personopplysninger vi gjennomfør. Uniflex skal gjøre tekniske og organisatoriske tiltak for å oppnå en sikkerhetsnivå som er passende i forhold til risikoen. Risikovurderingen og beslutninger om tiltak skal dokumenteres.  

Rettigheter
Det finnes skriftlige rettighetsinstrukser for alle IT-system som inneholder personopplysninger. Grunnprinsippet er at rettigheter skal gis slik at kun de personer som trenger adgang til personopplysningen har det. Avhengig opplysningenes sensitivitet kan rettighetene bli snevre eller videre.

Brudd på personopplysningssikkerheten
"Brudd på personopplysningssikkerheten" betyr brudd som fører til utilsiktet eller ulovlig tilintetgjøring, tap, endring, ulovlig spredning av eller tilgang til personopplysninger som vi behandler.

Ved visse brudd på personopplysningssikkerheten skal Datatilsynet varsles og av og til også den registrerte. Varsling til Datatilsynet skal skje med én gang, og senest 72 timer etter at bruddet ble kjent. Det er ikke nødvendig å varsle Datatilsynet hvis det er lite trolig at bruddet på personopplysningssikkerheten vil føre med seg risiko for enkeltpersoners rettigheter. Et eksempel er der et sikkerhetsbrudd har ført til at uvedkommende har fått tilgang til personopplysninger som allerede er offentlig tilgjengelige.

Uniflex skal varsle den registrerte dersom det er trolig at bruddet på personopplysningssikkerheten vil medføre høy risiko for enkeltpersonenes rettigheter og friheter. Uniflex mener at vår behandling av personopplysninger bare helt unntaksvis kan føre til slik risiko.

Eventuelle brudd på personopplysningssikkerheten skal dokumenteres. De faktiske forholdene rundt bruddet beskrives ("Hva har skjedd?"), i tillegg beskrives virkningene av bruddet og hvilke tiltak som er truffet for å avhjelpe bruddet. Denne dokumentasjonen skal gjøre det mulig for Datatilsynet å kontrollere at virksomheten har etterlevd kravene i loven.

IT-policy
Uniflex har en IT-policy der våre ansattes forhold til IT-miljøet reguleres i detalj.

Register over behandling av personopplysninger
Uniflex har et register over behandling av personopplysninger etter gjeldende lov. Respektive systemeiere er ansvarlig for å holde registeret oppdatert ved forandringer.  

Vurdering av personvernkonsekvenser og forhåndskonsultering med Datatilsynet
Personvernkonsekvensene skal utredes ved planlegging av en behandling av personopplysninger som sannsynligvis vil utgjøre høy risiko for personers rettigheter, som retten til personvern. I vurderingen av om det er nødvendig med en slik utredning skal hensyn bli tatt til arten, omfanget, sammenhengen og formålet med behandlingen. Den skal også ta hensyn til om den benytter ny teknologi.

Det er noen typetilfeller der det er nødvendig å utrede personvernkonsekvenser: Systematisk og omfattende vurdering av personlige forhold når opplysningene brukes til automatiserte avgjørelser, behandling av sensitive personopplysninger i stort omfang eller systematisk overvåking av offentlig område i stort omfang.

I tilfellene ovenfor skal vi sette oss inn i de særlige reglene som gjelder, blant annet om at Datatilsynet av og til skal involveres i forhåndsdrøftelser.

Innebygd datavern og datavern som standard
Det skal løpende vurderes mulighetene til å gjennomføre tekniske tiltak, for eksempel pseudonymisering og oppgaveminimering for å effektivt leve opp til kravene i GDPR og verne den registrertes rettigheter.

Videre gjennomføres løpende passende tekniske og organisatoriske tiltak for å sikkerstille at kun personopplysninger som er nødvendige for hvert spesifikt formål med behandlingen behandles.

Utdannelse
Ansatte skal få relevant informasjon og ved behov utdannelse om behandling av personopplysninger. Ved behov gis fordypet eller tilpasset utdannelse til dem som håndterer sensitive opplysninger. Deltakende ved slike utdannelser skal dokumenteres.

Oppfølgning og intern revisjon
Etterlevelse av denne policy skal kontrolleres med stikkprøver og ved interne revisjoner. Uniflex skal løpende vurdere hvis datavernarbeidet lever opp til lovens krav og gjennomføre forandringer når Uniflex trenger det.

Kandidatens rettigheter
Uniflex skal besvare henvendelser fra kandidater uten ugrunnet opphold. Mottar Uniflex slike henvendelser, skal de sendes til personalsjef hvis ikke annen i virksomheten kan besvare henvendelsen.

Uniflex skal sørge for at registrerte får gjennomført rettighetene sine hos oss.

Kandidater kan når som helst slette sin profil i systemet, eller ta kontakt med Uniflex for bistand med det. Fra profilen kan også kandidaten endre på informasjon som kandidaten har lagt inn på profilen i systemet.

Personopplysninger som grunner seg på avtaler eller rettslige forpliktelser er det behov for å dokumentere at Uniflex har oppfylt forpliktelser etter lov og avtale etter at de er oppfylt. Slike opplysninger lagres etter hva som fremgår under stykket «hvor lenge lagres opplysningene».

Behandlingsansvarlig og kontaktopplysninger til personvernombud
 Uniflex & Poolia Norge AS, Fredrik Selmers vei 6, 0663 Oslo (org nr 995 419 408) er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. 
 
Hvis du har spørsmål eller av andre grunner ønsker å komme i kontakt med oss i forbindelse med denne personvernerklæringen eller ønsker annen informasjon rundt personvern, kan du benytte følgende kontaktopplysninger.
 
Joakim Karlsson, personvernombud
Epostadresse: dataskydd@uniflex.se

Du kan også levne klager til Datatilsynet.

Endring av personvernerklæring

Uniflex forbeholder seg retten å endre personvernerklæringen når som helst. Når seneste endringen har blitt gjort fremgår av datoen i denne personvernerklæring i begynnelsen av dokumentet.